人事档案保管工作的范围是由各个机关人事管理权限决定的。各个机关管理的职务层次和人员不同,人事档案保管的范围也不同。根据规定,县以上(含县)的机关人事档案保管范围,应与人事管理范围相一致。具体范围划分如下:

（一)对现职人员人事档案的保管

第一,人事档案的正本由主管人员职务的部门保管。这种划分是根据管人与管理档案一致的原则确定的,其作用在于保证主管部门对人事档案的利用。根据党和国家的人事制度,机关人事管理范围是按职务划分的，一个机关主要领导职务,由它的上一级组织、人事部门或隶属部门管理。具有任免某一职务权的部门才是“主管人员职务”的部门。

第二,人事档案副本由主管和协管人员职务的部门管理。所谓协管部门，一般是指人员所在的单位或主管部门指定的有关部门。

第三，军队人员兼地方职务的,其档案正本由军队保管，地方人员兼军队职务的，其档案正本由地方有关部门保管。

第四，干部档案，由各级机关组织、人事部门保管。

第三,受刑事处分和劳动教养人员的人事档案,由原单位保管。刑满释放或解除劳教以后,重新安置工作的,其人事档案由主管该人员的部门保管或政府所属的人才流动服务中心保管。

第四，出国不归、失踪和逃亡等人员的人事档案，由原主管部门保管。

第五,职工档案一般属劳资部门或机关人事部门保管,也有的在干部人事部门保管。目前有的企业实行档案综合管理,即干部、职工档案统由综合档案管理部门保管。

第六,学生档案，一般学校设专门部门保管,也有的由学校人事工作部门保管。

（二)对退（离)休人员档案的保管

退休和离休人员的人事档案，一般由原保管部门保管，如果退（离)休后,易地安置,供给关系未转的,其档案仍由原单位保管,若将组织供给关系转到安置地方的,其人事档案应转给负责安置的有关部门保管。

（三)对死亡人员档案的保管

第一,中央和国务院管理职务的干部,死亡后,其档案由原管理单位保管五年后,移交中央档案馆保管。

第二,中央、国家机关各部委,各省、市、自治区管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士,死亡后,其档案由原工作单位保管五年后,分别移交本机关档案部门保存,并按《机关档案工作条例》规定的期限,定期移交同级档案馆保管。

第三,处级以下一般人员(包括工人、学生）死亡后,其档案仍由原单位保管,五年后移交本单位档案部门保存,按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

（四)对其他人员人事档案的保管

第一,退职、自动离职、辞退(解聘)人员的人事档案,另谋职业者,将其人事档案转到有关组织、人事部门或所属的人才流动服务中心保管。

第二，被开除公职的人员,未就业的,其人事档案由原单位保管;已就业者，其人事档案由有关的人事、劳动部门或所属人才流动服务中心保管。