档案库房该如何管理

2020-08-24

档案的保管工作是指根据档案的成分和状况,所采用的存放和保护措施。档案保管工作的具体内容,主要包括三个方面,即库房内的档案的日常管理;档案流动过程中的保护;为延长档案的寿命而采取的各种专门技术处理,如修复和复制等。那么档案的库房管理工作具体有哪些呢?

.档案库房管理

(一)档案库房编号

档案馆(室)有多个库房时,应将库房统一编号。库房的编号有两种方法:一种是把所有的库房编一个总的顺序号,另一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行区分编号。

(二)档案架(柜)排放与编号

1.档案架()的排放要求

(1)排列整齐,横竖成行。不同规格、不同式样的档案装具适宜分类排列,尽可能整齐一致。

(2)有窗库房的档案架()的排放应注意避光。

3)行距适度,以便存取、通风。主要过道的宽度一般在11.2m之间,非密集档案架()之间的距离一般在80cm左右。所有档案架()均不可紧靠墙壁。

2.档案架()编号的具体方法

自门口起从左至右编架(),每个架(柜)的栏也从左至右编栏号,每栏的格自上而下编格号,没有栏则自上而下编格号。

(三)档案存放

档案存放应按全宗来进行,一个全宗内的档案应集中在一起。如库房或档案架()预留的空位不够,后进馆的与先进馆的同一全宗的档案不能放在一起时,可以暂时单独保存,待将来调整库房时再集中起来。全宗内的照片、底片、录音带、录像带、技术图纸、会计报表等档案,可分别保管,对分别保管的档案,应填写参见卡。

库房内各个全宗的排列,有按全宗流水号排列和全宗分类排列两种。通常采用按全宗群排列,即在保持全宗群完整的情况下,尽量将同一时期、同一系统全宗放在一起,以保持全宗之间的联系。

档案上架的次序应根据档案架(柜)及其栏、格的编号次序进行。存放方式有两种:竖放和平放。竖放采用较广,便于存取;平放虽存取不太方便,但有利于档案的保护,适合保管珍贵档案、幅面过大的档案。平放堆叠的高度应不超过40cm

(四)档案存放位置索引

档案存放位置索引是采用表册或卡片形式,将档案在库房及装具中存放位置情况如实记录和反映出来。

档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具,便于工作人员切实掌握档案的存放位置和迅速地取放档案。在大规模搬迁(如档案馆迁址、档案入库等)工作中的作用尤为突出。

档案存放位置索引有两种编制方法:一种是以全宗或全宗内的档案为单位,指明它们的存放地点;一种是以库房、架、柜为单位,说明各库房、架、柜中存放了哪些档案。其形式如表241、表242所示:

 

241

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以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引

 2—42

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(五)档案代理卡

档案代理卡又称代卷卡,在因提供利用或档案馆()内部工作需要,如修裱、复制、缩微编检索工具等,将档案暂时移出库外时,将档案代理卡放在档案原来的位置上,还卷时再将其取下。

档案代理卡是一种简便活用的管理T具实际卜是档案不在时的替代物,便于库房管理人员堂握档农流动情况和名全检奋.还卷时核对准确,可有效地防止放错位置现乌,档农代理卡式样如表243

档案代理卡

243

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()全宗卷

全宗卷是由在全宗管理过程中形成的管理记录材料所构成的案卷。它不同于全宗内的案卷,应单独保管。

全宗卷一般由档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案(分类表)对全宗档案进行检查、清点的记录以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等构成。总之,凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及历史有原始记录意义的文字、图表等材料,均应归入全宗卷中。

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